Der Corona-Lockdown dauert an und für viele sind Videokonferenzen im Home Office ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Deshalb geht es im zweiten Teil meines Blogbeitrags zu diesem Thema unter anderem um die Optimierung des Konferenz-Einstiegs, die Aufgaben eines Konferenz-Moderators und den richtigen Umgang mit Unterbrechungen.
# 8 Die Konferenz beginnt: Zeit für Smalltalk nehmen
Bei Video Calls fehlt die soziale Komponente: Nach einer kurzen Begrüßung steigt man normalerweise direkt ins Geschehen ein. In „echten“ Meetings kommen die Teilnehmer dagegen in der Regel erst nacheinander im Besprechungsraum an, sprechen dabei miteinander, versorgen sich mit Getränken o. Ä. Diese Zeit, in der man in der neuen Situation ankommt, fällt in der Videokonferenz meistens weg. Für Konferenz-Neulinge oder etwas ruhigere Menschen ist das manchmal schwierig. So können sie von lebhafteren Personen schnell in den Hintergrund gedrängt werden. Besser: Falls es die Zeit erlaubt, sollten sich alle zunächst in Ruhe einwählen können, ihre Technik checken und über Video einen kurzen Smalltalk machen können, bevor es ans dann ans Eingemachte geht.
# 9 Wer hat den „Hut auf“?: Videokonferenzen brauchen einen Moderator
Damit das Bild und auch die Tonspur einheitlich sind, eine gute Gesprächsatmosphäre entstehen und auf dieser Basis schließlich gegenseitiges Vertrauen und Akzeptanz erwachsen kann, sollte jede Videokonferenz einen Moderator / eine Moderatorin haben. Dieser oder diese sollte sich nicht zwangsläufig aus der Jobhierarchie ergeben, sondern vielmehr aus dem Themen- oder Aufgabenkontext heraus. Der Moderator / die Moderatorin muss die anderen Konferenzteilnehmer leiten und dabei unter anderem sicherstellen, dass alle zu Wort kommen, ihre Beiträge zum Thema leisten können und zum Schluss möglichst keine Fragen mehr offen bleiben.
# 10 Fokussierung auf die Konferenzthemen, Ablenkung vermeiden
Eine auf den ersten Blick untergeordnete, aber doch wichtige Aufgabe des Moderators / der Moderatorin ist es, zu Beginn jeder Konferenz darauf hinzuweisen, dass alle Teilnehmer ihre Smartphones weglegen und ggf. nicht themenbezogene Computerprogramme geschlossen werden sollten. So ist es für alle leichter, sich zu konzentrieren. Darüber hinaus sollte der Moderator / die Moderatorin während der gesamten Konferenz im Blick haben, ob sich einzelne KonferenzteilnehmerInnen zu lange an einzelnen Punkten festbeißen oder bestimmte Punkte zu ausführlich diskutiert werden, die mit dem eigentlichen Konferenzthema nur am Rande zu tun haben. In einer solchen Situation ist ein entsprechender Hinweis vom Moderator / der Moderatorin angebracht, um alle wieder auf die richtige Spur zu bringen.
# 11 Weniger ist mehr: Teilnehmerzahl begrenzen
Die Faustregel besagt: Max. 8 Personen sollten an einer Videokonferenz teilnehmen. Sind mehr Menschen beteiligt, kann die Internet-Verbindung zu langsam werden. Außerdem besteht die Gefahr, dass zu viele Menschen durcheinander sprechen und die Teilnehmer das Online-Meeting nur noch als großes Durcheinander wahrnehmen. Deshalb sollten bei einem Video-Call nur die Teilnehmer dabei sein, die wirklich Bedeutendes zum Thema beizutragen haben.
# 12 Nur die Ruhe: Umgang mit Unterbrechungen
Unterbrechungen bei Videokonferenzen sind etwas, das ich als Mutter mit langjähriger Home Office-Erfahrung nur allzu gut kenne. Mein Rat: Je authentischer man sich bei spontanen Unterbrechungen zeigt, desto professioneller wirkt man nach außen. Wer z. B. seinen ins Arbeitszimmer stürmenden Kindern ruhig erklärt, dass sie sich draußen noch etwas gedulden sollen, oder sein Kleinkind einfach auf den Schoß nimmt, wenn es sich dabei ruhig verhält, strahlt diese Souveränität auch auf sein berufliches Umfeld ab. Dass das nicht immer leichtfällt, versteht sich von selbst ….
# 13 Der Chatverlauf – nützlicher Helfer für Abstimmungen und zur Dokumentation
Bei vielen Tools, z. B. Skype, kann man während des Videomeetings den Chatverlauf nutzen, um die Gesprächsergebnisse parallel zu dokumentieren – sehr praktisch. Bei größeren Teilnehmer-Gruppen können unter anderem Abstimmungen bequem über das Chatfenster laufen. So kann der Moderator die Konferenzteilnehmer dazu auffordern, ein ja oder nein oder alternativ eine Zahl von 1-10 ins Chatfenster zu schreiben. Auf diese Weise erfolgen Abstimmungen viel schneller, da nicht von jedem Teilnehmer separat eine Antwort eingefordert werden muss.
# 14 Auf die Länge achten
Videokonferenzen können sehr anstrengend sein. Auch bei bester Bild- und Tonqualität geht zwangsläufig immer ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren. Spielt die Technik nicht mit, wird es erst recht ermüdend. Deshalb sollten die Konferenzen nicht mehr als 60 bis 90 Minuten dauern.
Weiterhin viel Erfolg und bleiben Sie gesund!