Die Beteiligung an Messen wie der „E-world energy & water“ zählt zu Recht zu den Königsdisziplinen der PR. Doch was bringen teure Messestände und aufwändige Präsentationen, wenn kostbare Leads nach getaner Messe-Arbeit nicht professionell nachverfolgt werden und Chancen damit ungenutzt bleiben? Deshalb gibt es jetzt unsere besten Tipps zur erfolgreichen Messe-Nachbereitung.

Oft unterschätzt: Erfolgsfaktor Messe-Nachbereitung

Es ist wieder soweit – die Leitmesse der Energiewirtschaft, die „E-world energy & water“, hat in Essen ihre Pforten geöffnet und wir sind natürlich mit vor Ort. Doch am letzten Messetag ist für uns als Kommunikatoren noch lange nicht Schluss. Denn spätestens jetzt beginnt die äußerst wichtige Phase der Messe-Nachbereitung – und die ist für den Erfolg von Messe-PR mindestens genauso entscheidend wie die gute Vorbereitung und Durchführung des Events. Schließlich sollen sich die Mühen der langen Messetage ja auszahlen, und zwar in möglichst viel Aufmerksamkeit für das eigene Unternehmen bzw. den Auftraggeber, in Leads, guten Journalistenkontakten und damit letztendlich in gefüllten Auftragsbüchern. Aus diesem Anlass habe ich auf Basis der vielfältigen Messe-Erfahrungen des Agentur-Teams eine Checkliste mit unseren fünf besten PR-Tipps zur effizienten und erfolgreichen Messe-Nachbereitung zusammengestellt. Denn nach der Messe ist vor der Messe!

Tipp 1
Schnelligkeit siegt: Mit zeitnahem Follow-up Chancen sichern

Am Tag nach der Messe gibt es keine Pause: Gesprächsberichte, Kontaktnotizen, Visitenkarten etc. müssen sofort sortiert und ausgewertet werden, damit das Follow-up schnellstmöglich starten kann. Denn natürlich sehen und sprechen Medienvertreter, potenzielle Kunden und Business Partner an den Messetagen viele verschiedene Aussteller mit zum Teil ähnlichen Dienstleistungen oder Produkten. Jetzt heißt es, nicht nur mit der richtigen Ansprache, sondern auch mit Schnelligkeit punkten, um aus der Masse herauszustechen. Erfolgt die erste Kontaktaufnahme nach der Messe noch innerhalb der ersten 24 Stunden nach dem Vor-Ort-Gespräch, ist die Chance auf einen Folgetermin bei potenziellen Kunden oder Business Partnern Studien zufolge sogar besonders hoch. Wer sich dagegen mit seiner ersten Nachfass-Aktion zwei oder sogar mehr Wochen Zeit lässt, der riskiert, schnell wieder in Vergessenheit zu geraten.

Tipp 2
Vorher ist Nachher: Messe-Nachbereitung schon im Vorfeld planen

Wer sich erst am Tag 1 nach einer Messe Gedanken darüber macht, wann und wie er sich bei seinen Key-Medien und Leads auf Basis eines positiven Messe-Kontakts wieder in Erinnerung bringen möchte, hat schon verloren. Denn ein optimaler Nachbereitungsplan muss rechtzeitig im Vorfeld eines solchen Events erstellt werden. Nur so kann eine reibungslose und vor allem zeitnahe Umsetzung während und nach der Messe funktionieren. Im Nachbereitungsplan sollte unter anderem festgelegt werden, welche Arten von Follow-up-Aktionen am besten geeignet sein könnten und zu welchem Zeitpunkt diese durchgeführt werden sollten.  Darüber hinaus definiert ein professioneller Messe-Nachbereitungsplan personelle Zuständigkeiten, so dass schon einige Zeit vor Messebeginn geklärt ist, welche Mitarbeiter die Erfassung der relevanten Kontakte und Gesprächsberichte während des Events übernehmen, den Versand erster Nachfass-Mails koordinieren usw. So werden unnötiger Stress und Reibungsverluste vor Ort vermieden, kurzfristige Personalausfälle können besser kompensiert und die eigenen Ressourcen dort gebündelt werden, wo sie wirklich benötigt werden: Im persönlichen Kontakt mit den Medien, Kunden und Geschäftspartnern.

Tipp 3
Total digital: Professionelle Lead-Erfassung spart Zeit und Nerven

Ein zeitnahes Follow-up der wichtigen Kontakte kann nicht gelingen, wenn die während der Messegespräche gesammelten Visitenkarten und erfassten Gesprächsberichte erst noch mühsam von Hand abgetippt und langwierig in eine CRM Software übertragen werden müssen. Stattdessen schlägt jetzt die Stunde von digitalen Fragebögen, Erfassungsvorlagen, Visitenkarten-Scannern uvm. auf mobilen Endgeräten, z. B. Tablets. Ein solche digitale Erfassung erspart uns Kommunikatoren und Vertriebsmitarbeitern nicht nur das gefürchtete Papierchaos, sondern ermöglicht eine schnelle und geordnete Registrierung der generierten Leads noch am Ort des Messe-Geschehens.

Tipp 4
„Sie sind uns wichtig“: Die Follow-up-E-Mail nach dem Messegespräch

Geschwindigkeit beim Follow-up ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, reicht allein aber natürlich nicht aus, damit aus einem positiven Messekontakt tatsächlich eine vertrauensvolle Journalisten-Beziehung oder ein Auftraggeber wird. Unsere Messe-Einsätze im Kundenauftrag oder in eigener Sache haben uns eines immer wieder gezeigt: Eine so persönlich wie möglich formulierte E-Mail, noch am Tag des Messegesprächs an den jeweiligen Kontakt verschickt, wird von diesem meist sehr positiv aufgenommen und dient als optimale Basis für die weitere Kontaktaufnahme. Selbst wenn in einer solchen E-Mail keine nächsten Schritte oder Details enthalten sind, so zeigt sie die Wertschätzung des Kontaktes und hat damit eine wichtige Signalwirkung. Natürlich sollte der Text einer solchen E-Mail schon vor der Messe inhaltlich gut vorbereitet, dabei aber so genau wie möglich auf den Besuchertyp (Journalist, Kunde, Geschäftspartner) abgestimmt sein. Für den Versand können dann entsprechende Online-Dienste genutzt werden.

Tipp 5
Die Care-Phase: Messekontakte halten und erfolgreich ausbauen

Ist der Messestand endgültig abgebaut und das erste E-Mail-Follow-up an alle relevanten Gesprächspartner erledigt, geht es in die nächste Nachbereitungs-Runde. Denn jetzt entscheidet sich, ob aus dem Messe-Plausch mit einem Fachjournalisten tatsächlich eine fruchtbare Arbeitsbeziehung oder aus dem generierten Lead ein Unternehmenskunde werden kann. Dabei sind die Wege, die zum erwünschten Ziel führen, genauso unterschiedlich wie die zuvor absolvierten Messe-Gespräche. Was angemessen ist, sollte situativ entschieden werden. Ganz wichtig: Nur wer auf die Bedürfnisse der Journalisten oder potenziellen Neukunden so genau wie möglich eingeht, wird mit seiner Initiative auf Gegenliebe stoßen. Wenn es zum Beispiel darum geht, im Nachgang zu einer Messe den Kontakt zu einer (Fach-)Redaktion aufzubauen, kann ein persönliches Nachfass-Telefonat wahre Wunder wirken. Wenn der PR-Verantwortliche darin ganz offen erfragt, welche Informationen (in Form von Text, Bild, Video-Footage etc.) der Journalist möglicherweise benötigt, mit welchen Schwerpunktthemen er sich derzeit beschäftigt und mit welchem zeitlichen Vorlauf seine Redaktion in der Regel plant, erreicht er damit meist viel mehr als mit einem (Presse-)Material-Versand nach dem Gießkannen-Prinzip. Wer Pressevertreter oder Kunden permanent unaufgefordert mit Pressemitteilungen, Werbe-Mailings oder Prospekten „zuschüttet“, erzeugt damit in der Regel nur Ablehnung. Die Chancen auf mediale Berichterstattung und/oder Kundenaufträge erhöht vielmehr derjenige, der nach der persönlichen Bedarfsabfrage mit maßgeschneiderten Inhalten erneut den Kontakt sucht und seinem Gegenüber damit einen echten Mehrwert bietet.