Die schönste Jahreszeit ist endlich da, und dank niedriger Inzidenzzahlen ist sogar ein richtiger Sommerurlaub wieder in greifbare Nähe gerückt. Wer von uns würde nach der langen Coronazeit nicht am liebsten sofort alles hinwerfen und verreisen? Damit die Rückkehr in den Job aber nicht zum Desaster wird, lesen Sie unsere Tipps für eine gute Urlaubsübergabe.

Organisation ist das halbe Leben

Wenn Sie Ihr Arbeitsleben grundsätzlich so strukturieren, dass eine Kollegin oder ein Kollege nicht nur zu Urlaubszeiten, sondern jederzeit kurzfristig Ihren Job übernehmen könnte, dann sage ich: Herzlichen Glückwunsch! Denn die wenigstens von uns machen sich klar, dass man nicht nur in der Ferienzeit, sondern – oft unverschuldet – auch an anderen Tagen plötzlich durch Abwesenheit glänzen Zeit kann: Krankheit, ein Todesfall im nahen Umfeld, sonstige Vorfälle in der Familie – leider kommt unverhofft oft. Deshalb benötigen Sie Strukturen, die dauerhaft Transparenz in Ihre Projekte und Aufgaben bringen. Dann müssen KollegInnen nicht lange nach wichtigen Informationen suchen und finden Sie in Ihrem Arbeitsumfeld von Anfang an gut zurecht. Die Voraussetzung dafür: Ein gutes Projektmanagement, idealerweise geführt mit einem guten Tool. Aber auch stringente, klare Informationsprozesse innerhalb Ihres Arbeitsteams sollten Sie rechtzeitig etablieren und festigen, bevor Sie in den wohlverdienten Urlaub gehen.

Die schriftliche Checkliste – Ihr Freund und Helfer

Egal mit welchen Tools Sie arbeiten, ob Sie und Ihr Team ein gemeinsames Kanban-Board pflegen oder wie auch immer Sie Ihre To do´s und Timings organisieren – halten Sie alle wichtigen Aufgaben, Timings und Informationen vor Ihrem Urlaub schriftlich fest. Ihre Vertretung hat sicherlich noch genug eigene Aufgaben, die sie parallel zu Ihrer Vertretung bewältigen muss, und kann sich nicht alles mündlich merken. Auch relevante Kleinigkeiten sollten Sie unbedingt notieren. Dazu gehören Passwörter, Kontakte, Timings, Zugänge zu Software, Dokumenten oder Räumlichkeiten uvm. Doch auch wenn Ihre Ferien-Checkliste für Ihre Vertretung noch so umfassend ausfällt: Nehmen Sie sich zusätzlich genug Zeit für ein Übergabe-Gespräch.

Wichtige Aufgaben vorher erledigen

Eigentlich versteht es sich von selbst, kommt aber leider immer wieder vor: Lästige oder schwierige To do´s sollten Sie selbst erledigen. Im Sinne von Fairplay und Teamgeist dürfen Sie heikle Aufgaben nicht auf Ihre Urlaubsvertretung abwälzen. Ansonsten könnte es nicht nur sein, dass Ihr Projekt gefährdet wird, sondern dass Sie beim nächsten Urlaub lange auf eine hilfsbereite Kollegin/einen hilfsbereiten Kollegen warten müssen …

Niemals ohne Plan B verreisen

Es kann nicht schaden, wenn Sie neben Ihrer Urlaubsvertretung noch eine weitere Kollegin oder einen weiteren Kollegen in Ihre wichtigsten Aufgaben einweihen. Denn auch eine Urlaubsvertretung kann mal krank werden. Vielleicht hat Ihre Vertretung auch Fragen oder es kommt zu Problemen, mit denen sie nicht auf sich allein gestellt sein sollte. So ein Plan B könnte Ihnen auch den gefürchteten Dienstanruf am Pool oder auf der Bergtour ersparen: „Ich weiß ja, Du bist gerade im Urlaub, aber wo finde ich die Präsentation zu Projekt X????“

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen im Namen des gesamten Teams eine erholsame, gesunde Urlaubszeit!

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