In Zeiten des Coronavirus lassen viele Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Büroarbeit vom heimischen Home Office aus erledigen. Alltägliche Meetings und Besprechungen werden durch Videokonferenzen ersetzt. Damit alles reibungslos ablaufen kann, sollten einige Dinge beachtet werden.

# 1 Wie wir wahrgenommen werden wollen: Die richtige Umgebung

Wer vom Home Office aus an Videokonferenzen teilnimmt, wird dabei auch über seine Umgebung wahrgenommen. Deshalb sollte das via Kamera übertragene Bild möglichst frei von Dingen sein, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun haben. Es lohnt sich also, darüber nachzudenken, welchen Eindruck man den anderen Konferenzteilnehmern vermitteln will. Wer kompetent und ergebnisorientiert wirken möchte, sollte einen Kamerahintergrund frei von leeren Müslischalen, verspielten Fenstergardinen oder dem Katzen-Kratzbaum schaffen. Als guter Hintergrund eignet sich optimalerweise eine unifarbige Wand in Grau oder Blau (ein heller Hintergrund macht blass) oder eine seriöse Fototapete (Städteskyline o. Ä.).

# 2 Weil Kleidung immer noch Leute macht: Keine Nachlässigkeit beim Outfit

Bei der Kleidung sollte das Home Office besser nicht zu wörtlich genommen werden. Im Hoodie unrasiert vor der Laptop-Kamera abhängen, das strahlt keinerlei Engagement für den Beruf aus und geht deshalb gar nicht. Viel besser: Dezente, bürotaugliche Kleidung in gedeckten Farben. Vorsicht bei auffälligen Streifen- oder Karomustern: Sie können das Gegenüber ablenken und sogar die Bildqualität beeinträchtigen. Funkelnder Schmuck oder klimpernde Armreifen haben bei der Videoschalte ebenfalls nichts verloren.

# 3 Andere erfolgreich ansprechen: Die Kameraeinstellung macht´s

Wer in sich zusammengesunken und leicht vornübergebeugt über dem Monitor hängt, vermittelt eines ganz sicher nicht: selbstbewusste Souveränität. Außerdem fühlen sich andere Konferenzteilnehmer automatisch „klein“, wenn sie von oben herab angeschaut werden. Deshalb ist es enorm wichtig, dass die Bildschirm- oder Smartphone-Kamera in Augenhöhe angebracht ist, damit der Blick klar und geradeaus gerichtet ist. Ein paar Bücher unter dem Laptop, ein Stativ oder aufstellbarer Selfiestick beim Smartphone, schon ist die Kamera perfekt eingestellt. Nicht vergessen: Den Blick während der Konferenz auf die Kamera, nicht auf den Bildschirm richten.

# 4 Für erhellende Momente vor der Kamera: Die optimale Ausleuchtung

Um Gegenlicht zu vermeiden, sollten sich Lichtquellen (egal ob Fenster oder Lampe) immer hinter der Kamera von Laptop, Computer & Co befinden. So können beispielsweise zwei je rechts und links vom Computerbildschirm aufgestellte Lampen den den Raum passend und gleichmäßig ausleuchten. Auch eine kleine, dimmbare Ringleuchte, deren Lichtfarbe sich individuell einstellen lässt, kann gute Dienste leisten. Auf eine helle Wand gerichtet, sorgt sie für eine diffuse Lichtreflexion – bestens geeignet für Videokonferenzen.

# 5 Der Ton macht die Musik: So klappt die Verständigung

Im Gegensatz zu einem ruckelnden Bild empfinden die meisten Menschen schlechten Ton als extrem anstrengend. Ein Smartphone-Headset, in die Audiobuchse am Laptop gesteckt, kann hier Abhilfe schaffen. Im Zweifel sollte direkt das Smartphone statt dem Laptop genutzt werden. Grundsätzlich gilt, dass alle Konferenzteilnehmer möglichst langsam und deutlich sprechen sollten. Kommt es doch einmal zu Verständigungsprobleme, ist es besser, diese klar und deutlich anzuprechen. Denn wenn Botschaften nicht eindeutig verstanden werden, führt das häufig zu Unsicherheiten. Wichtig: Insbesondere bei Konferenzen in größerer Runde sollten alle Teilnehmer zur Vermeidung von störenden Geräuschen und unangenehmen Rückkopplungen ihre Mikrofone vor dem Beginn einer Videokonferenz auf stumm schalten und nur dann aktivieren, wenn sie selbst das Wort haben.

# 6 Vorsicht Falle: Desktop-Check vor jeder Konferenz

Wer kennt das nicht? „Ich zeig Euch das mal kurz auf meinem Bildschirm ….“ Wehe dem, der jetzt gerade die falschen Dokumente (z. B. das Bewerbungsschreiben für die Konkurrenz), Tabs oder Bookmarks auf seinem Desktop geöffnet hat. Deshalb besser vor Beginn der Konferenz überprüfen, was auf dem eigenen Bildschirm gerade zu sehen ist. ….

# 7 „Test, Test, Test …..“: Technik-Check kann Ärger ersparen

Ein spielerischer Check der wichtigsten Funktionen vor der Videoschalte kann sehr viel Ärger ersparen: Wer ist wann zu sehen? Wie schaltet man von der Präsentation zurück in den Videomodus? Wie funktioniert die Chatfunktion? Wer das geklärt hat, kann beruhigt in die Konferenz starten. In manchen Fällen, in denen zum Beispiel die Datennetze nicht stabil sind, oder es nicht um Unterlagen geht, die man gemeinsam besprechen muss, können reine Telefonkonferenzen sogar die bessere Wahl sein.

Die nächsten 7 Do´s und Dont´s für Videokonferenzen folgen in Kürze

Viel Erfolg und bleiben Sie gesund!